Tipps und Tricks zu OpenOffice

OpenOffice

von Thomas Hümmler

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Überschriften, Farben und bedingte Formatierungen verschaffen Überblick in Calc-Tabellen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie ein einfaches Makro in Calc aufzeichnen und in die Symbolleiste integrieren.

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Tipp: Tabellenüberschriften fixieren

Große Tabellen haben einen Nachteil: Die Zeilen- oder Spaltenüberschriften sind nicht mehr zu sehen, sobald Sie in der Tabelle zu weit nach unten oder rechts blättern. Das verhindern Sie, indem Sie die Überschriften fixieren: Markieren Sie die Zeile unter der Überschrift -- meist die zweite Tabellenzeile -- und wählen Sie Fenster / Fixieren. Zwischen der darüber liegenden Zeile und der markierten Zeile erscheint ein Trennstrich. Alles oberhalb von ihm bleibt dauerhaft sichtbar, beim Blättern verschieben sich nur noch die anderen Zeilen.

Die Fixierfunktion können Sie auch auf Spalten anwenden. Dazu markieren Sie die erste Spalte, die nicht mehr zum Spaltentitel gehört, und wählen Fenster / Fixieren. Ist die Funktion bereits aktiviert, müssen Sie sie aus- und dann wieder einschalten.

Möchten Sie sowohl Zeilenüberschrift als auch Spaltentitel fixieren, funktioniert das so: Markieren Sie die erste Zelle oben links, die nicht mehr zur Überschrift gehört (beispielsweise die Zelle B2), und wählen Sie dann Fenster / Fixieren.

Tipp: Tabellenüberschrift auf jeder Seite drucken

Eine Zeile oder Spalte in einer großen Tabelle, die Sie mit Fenster / Fixieren als Überschrift festgelegt haben, soll natürlich auch beim Ausdruck auf jeder Seite erscheinen. Dazu wählen Sie Format / Druckbereiche / Bearbeiten und im folgenden Dialog unter Wiederholungszeile links aus der Liste den Eintrag - benutzerdefiniert -. Anschließend tragen Sie ins Feld rechts daneben $1 ein. Das Dollarzeichen steht dabei für eine absolute Adresse, in diesem Beispiel Zeile 1. Statt den Wert manuell einzugeben, klicken Sie alternativ einfach in die Tabelle, um die Zeile auszuwählen.

Ist die Überschrift mehrzeilig, markieren Sie die entsprechenden Zeilen oder beschriften Sie stattdessen die Anfangs- und die Endzeile getrennt durch einen Doppelpunkt, also beispielsweise $1:$3 für die ersten drei Zeilen. Wollen Sie zusätzlich oder ausschließlich eine Spalte festlegen, die auf jeder gedruckten Seite erscheint, tragen Sie diese als - benutzerdefiniert - im Bereich Wiederholungsspalte ein (Abbildung 1).

Abb. 1: Soll eine Zeile oder eine Spalte auf jeder Seite im Ausdruck erscheinen, legen Sie eine benutzerdefinierte Wiederholung fest.

Tipp: Negative Zahlen rot färben

Wenn Sie mit Calc Zellen summieren, möchten Sie das Ergebnis vielleicht so formatieren, dass negative Zahlen in Rot erscheinen. Das erreichen Sie mit Hilfe eines entsprechenden Zahlenformats. Markieren Sie die Zelle mit dem Ergebnis und wählen Sie Format / Zelle. Schalten Sie anschließend im Register Zahlen die Option Negativ in Rot ein. Der Format-Code ändert sich von Standard zu 0;[ROT]-0. Bestätigen Sie mit OK.

Diese Formatdefinition unterteilt sich in zwei Bereiche: Vor dem ersten Semikolon steht das Format für positive Zahlen und die Zahl Null, hinten das für negative Zahlen. Möchten Sie eine andere Farbe verwenden, tragen Sie die entsprechende Beschreibung statt ROT ein. Möglich sind die folgenden, ob Sie den deutschen oder den englischen Namen verwenden, spielt keine Rolle: Cyan, Magente, Sschwarz (Black), Weiss (White), Grün (Green), Blau (Blue), Rot (Red), Gelb (Yellow).

Tipp: Nachkommastellen fehlen nach Einfärben

Haben Sie eine Ergebniszelle, wie im Tipp "Negative Zahlen rot färben" beschrieben, formatiert, erscheinen vorhandene Nachkommastellen in der Voreinstellung zunächst nicht mehr -- sowohl für negative als auch für positive Zahlen. Das liegt daran, dass Calc üblicherweise für Berechnungen den Standard-Format-Code benutzt, der bis zu zwei Nachkommastellen anzeigt. Wenn Sie die Option Negativ in Rot einschalten, ändert sich der Format-Code auf 0;[ROT]-0. Die 0 bedeutet, dass Calc nur noch ganze Zahlen zeigt -- eventuell vorhandene Nachkommastellen fallen dabei weg.

Möchten Sie auch mit diesem Format-Code die Nachkommastellen sehen, wählen Sie Format / Zelle und wechseln zum Register Zahlen. Dort stellen Sie unter Optionen die Nachkommastellen auf den Wert 2, der Format-Code sieht daraufhin so aus: 0,00;[ROT]-0,00 (Abbildung 2). Bestätigen Sie mit OK, zeigt Calc die verschwundenen Nachkommastellen wieder an.

Abb. 2: Verschwinden die Nachkommastellen nach dem Einfärben negativer Werte, liegt das daran, dass Calc beim neu erzeugten Format-Code nur ganze Zahlen anzeigt.

Tipp: Zahl der Nachkommastellen festlegen

Das Zahlenformat Standard hat in der Grundeinstellung zwei Nachkommastellen. Möchten Sie mehr oder weniger, stellen Sie das unter Extras / Optionen ein. Wechseln Sie ins Menü OpenOffice.org Calc / Berechnen. Dort geben Sie im Drehfeld Nachkommastellen an, mit wie vielen Stellen OpenOffice Zahlen im Standard-Zahlenformat darstellt. In jedem Fall wirkt sich das nur auf die Anzeige aus, Calc berechnet und speichert stets die vollständigen Zahlen.

Tipp: Aufbau von Zahlenformaten in Calc

Zahlenformate bestehen aus bis zu drei durch Semikolons getrennten Teilen. Gibt es nur einen Teil, gilt dieser für alle Zahlen. In der zweiteiligen Form legt der erste Teil das Format für positive Zahlen und die Null fest, der zweite bezieht sich auf negative Werte. In der dreiteiligen Form legt der Benutzer das Format für die Null im mittleren Abschnitt gesondert fest.

Zahlen werden im Format-Code mit Hilfe der Platzhalter 0, # und des Fragezeichens (?) dargestellt. Im Gegensatz zur Raute gibt die Null an allen definierten Stellen Nullen aus, auch wenn dort keine Ziffern stehen oder eine Zahl weniger Stellen hat als das zugrunde liegende Zahlenformat. Die Zahlen -1734,5656 und 0,2 erscheinen mit verschiedenen Format-Codes so auf den Bildschirm:

• Format-Code 0,00: -1734,57 und 0,20

• Format-Code #.###,000: -1.734,566 und ,200. Dieses Format rundet eine Zahl hinter dem Komma, wenn sie mehr Stellen als das definierte Zahlenformat Platzhalter hat. Stehen vor dem Komma mehr Stellen als Platzhalter im Zahlenformat, werden diese vollständig angezeigt.

Das Fragezeichen benutzen Sie für die Darstellung von Brüchen. Geben Sie die im Nenner und Zähler anzuzeigenden Stellen mit Fragezeichen an (Abbildung 3). In beiden Format-Codes für Brüche sähe die Zahl 8,3 beispielsweise so aus:

• Format-Code # ??/??: 8 3/10

• Format-Code # ?/?: 8 2/7

Abb. 3: Die vordefinierten Zahlenformate lassen sich durch eigene Angaben ergänzen; sie bestimmen das Erscheinungsbild von Zahlen in einer Calc-Tabelle.

Tipp: Textangaben in Format-Codes

Außer den Platzhaltern für Ziffern bringen Sie in Format-Codes auch feststehende Texte unter. Dazu setzen Sie einfach den Text in doppelte Anführungszeichen, beispielsweise "km" für Kilometer. Für einen einzelnen Buchstaben genügt es, diesem einen Rückstrich (Backslash) voranzustellen, etwa \m für Meter.

Tipp: In Tabellen mit TEUR rechnen

Umsätze, Gewinne und auch Immobilienpreise werden oft in "TEUR" (Tausend Euro) ausgegeben. Mit Hilfe des Zahlenformats #. (oder #. "TEUR") verwenden Sie diese Darstellung in einer Calc-Tabelle. Nach wie vor geben Sie die Zahlen wie gewohnt ein, auch die Rechnungen mit den Werten ändern sich nicht. Wenn Sie Zahlen wie 3499 oder 3500 eingeben, erscheinen diese in der Tabelle gerundet als 3 beziehungsweise 4.

Tipp: Leerzeichen in Format-Codes

In Zahlen steht als Tausendertrennzeichen häufig ein Punkt, der Format-Code heißt dann beispielsweise #.###,00. Es ist aber auch üblich, eines oder mehrere Leerzeichen als Tausendertrenner zu nutzen. Das Leerzeichen können Sie zudem durch einen Buchstaben ersetzen, dem ein Unterstrich (_) vorangestellt ist. Die Breite des Leerzeichens ändert sich dabei abhängig vom nachfolgenden Buchstaben: _l ist schmaler als _g, das wiederum weniger Platz als _m beansprucht.

Tipp: Bedingte Zahlenformate definieren

In Zahlenformat-Codes können Sie auch Bedingungen definieren. Damit ist es möglich, die Farben abhängig vom Wert festzulegen. Bedingungen stehen zwischen eckigen Klammern (Abbildung 4). Darin kommen die Operatoren < (kleiner als), <= (kleiner gleich), = (ist gleich), >= (größer gleich), > (größer als) und <> (ungleich) zum Einsatz, die sich beliebig mit Zahlen kombinieren lassen. Möchten Sie beispielsweise Temperaturen farblich kennzeichnen, nutzen Sie diesen Format-Code: [<0][BLAU]0,0;[>0][ROT]0,0;[SCHWARZ]0. Damit färbt Calc Zahlen unter 0 blau, Werte über 0 rot und die 0 selbst Schwarz. Außerdem schneidet es beim Wert von 0 vorhandene Nachkommastellen ab.

Abb. 4: Dieser Format-Code färbt negative Zahlen blau, positive rot und die Null schwarz. Außerdem legt er für alle Bereiche die Nachkommastellen fest.

Tipp: Datums- und Uhrzeitformate definieren

Calc kennt fast 30 voreingestellte Formate zum Darstellen von Datum und Uhrzeit. Darüber hinaus definieren Sie mit Hilfe von Format-Codes eigene Schreibweisen. Für die Darstellung des Tages (T) haben Sie vier, für den Monat (M) fünf verschiedene Möglichkeiten:

• T und M: die Zahl ohne führende Null (1, 2, 12)

• TT und MM: zweistellige Zahl mit führender Null (01, 02, 12)

• TTT und MMM: So bis Sa beziehungsweise Jan bis Dez

• TTTT und MMMM: Wochentag und Monat ausgeschrieben

• MMMMM: nur der erste Buchstabe des Monatsnamen

Des Weiteren gibt es folgende Format-Codes für das Datum:

• JJ: zweistellige Jahreszahl

• JJJJ: vierstellige Jahreszahl

• WW: Kalenderwoche

• Q: Quartal als Q1 bis Q4

• QQ: Quartal als 1. Quartal bis 4. Quartal

Stunden, Minuten und Sekunden chiffrieren Sie mit folgenden Format-Codes:

• h, m und s: Stunden, Minuten und Sekunden ohne führende Null

• hh, mm und ss: Stunden, Minuten und Sekunden zweistellig

Tipp: Uhrzeit mit Sekundenbruchteilen

Die Sekunden geben Sie auf Wunsch auch in Bruchteilen an. Calc formatiert die Zellen automatisch entsprechend, wenn Sie die Sekundenzahl mit Komma eingeben, etwa 2:04:55,02. Wenn Sie einen Wert wie 10,5 eintragen, erscheint in der Zelle allerdings 00,00, denn diesen Wert interpretiert Calc trotz Format-Code als 10,5 Tage -- also 252 Stunden (Abbildung 5). Da der Format-Code Stunden und Minuten nicht berücksichtigt, erscheint 0 als Ergebnis. Nur in der Eingabezeile über der Tabelle sehen Sie den tatsächlichen Wert.

Um lediglich die Sekunden und die Bruchteile zu erfassen, beispielsweise die Zeiten eines Sprintwettkampfs, benötigen Sie einen Format-Code wie ss,00. Tragen Sie zusätzlich die Minuten ein, zum Beispiel 0:10,5, erscheint in der Zelle der richtige Wert.

Abb. 5: Tragen Sie eine Sekundenzeit ohne Minute ein, erscheint mit dem Format-Code "ss,00" in der Zelle nur "00,00". Oben in der Eingabezeile sehen Sie den von Calc angenommenen Wert: 252 Stunden.

Tipp: Datumsformat weltweit immer gleich

Das voreingestellte Datumsformat hängt davon ab, welches Gebietsschema unter Extras / Optionen / Spracheinstellungen / Sprachen gewählt ist. Dementsprechend nutzt Calc eventuell auch andere Kalender, etwa den jüdischen oder den japanischen. Das Standarddatumsformat in OpenOffice basiert allerdings auf dem gregorianischen Kalender, der heute in den meisten Teilen der Welt gilt.

Möchten Sie, dass Ihre Tabellen unabhängig vom Gebietsschema immer das gregorianische Kalenderformat verwenden, legen Sie das im Datum-Format-Code fest: [~gregorian]DD.MM.YYYY

Tipp: Wann beginnt die Zeitrechnung von OpenOffice

Möchten Sie wissen, wann die Zeitrechnung von OpenOffice beginnt? Geben Sie in eine Zelle einer Calc-Tabelle eine 0 ein und weisen dieser über den Befehl Format / Zellen ein Zahlenformat zu, das das Jahr vierstellig anzeigt, beispielsweise T. MMMM JJJJ. Als Ergebnis zeigt Calc in der Statusleiste den 30. Dezember 1899 an (Abbildung 6).

Abb. 6: Am Samstag, den 30. Dezember 1899 beginnt die Zeitrechnung von Calc, wie unten rechts in der Statuszeile zu erkennen ist.

Tipp: Bedingte Formatierungen für Zellen festlegen

Wie im Tipp "Bedingte Zahlenformate definieren" beschrieben, formatieren Sie auch Zellen in Abhängigkeit bestimmter Kriterien, etwa um Ergebnisse hervorzuheben. Für eine Zelle legen Sie dabei bis zu drei Bedingungen fest (Abbildung 7).

Zuerst markieren Sie eine oder mehrere Zellen und wählen dann Format / Bedingte Formatierung. Im Dialog geben Sie die Bedingungen ein, Calc prüft den Inhalt der Zellen von oben nach unten. Sobald es auf eine erfüllte Bedingung trifft, setzt Calc die definierten Formatvorlagen ein und beendet die Prüfung.

Um eine Bedingung einzugeben, markieren Sie zunächst das Kästchen über dem Eingabefeld. Anschließend entscheiden Sie sich in der Auswahlliste darunter für Zellwert ist oder Formel ist. Ihre Wahl gibt an, ob die bedingte Formatierung von einem Zellwert oder einer Formel abhängt. Bei einem Wert geben Sie bei Bedarf Vergleichsoperatoren wie > oder = an.

In der Liste Zellvorlage darunter wählen Sie eine Vorlage. Damit formatieren Sie eine Zelle, falls die Bedingung rechts im Parameterfeld zutrifft. Ins Parameterfeld tragen Sie einen Zellbezug, einen Wert oder eine Formel ein. Die Bedingungen zwischen und nicht zwischen erfordern zwei Parameter, ansonsten brauchen Sie nur einen einzugeben.

Abb. 7: Definieren Sie bis zu drei Bedingungen für eine Zelle oder einen Zellbereich und formatieren Sie diese in Abhängigkeit vom Ergebnis.

Tipp: Bedingte Formatierungen kopieren

Auch bedingte Formatierungen lassen sich in andere Zellen, Arbeitsblätter oder Tabellen kopieren. Dazu markieren Sie die Zelle, die Sie übertragen möchten, und wählen Bearbeiten / Kopieren oder drücken [Strg + C]. Danach markieren Sie eine oder mehrere Zellen, die die gewählte Formatierung erhalten sollen, und wählen Bearbeiten / Inhalte einfügen. Im folgenden Dialog Inhalte einfügen schalten Sie im Bereich Auswahl zuerst die Option Alles einfügen ab und erhalten damit Zugriff auf die anderen Auswahlfelder. Deaktivieren Sie alle bis auf Formate (Abbildung 8) und klicken Sie auf OK.

Abb. 8: Möchten Sie eine bedingte Formatierung kopieren, schalten Sie bei "Inhalte einfügen" alle Optionen bis auf "Formate" aus.

Tipp: Makro für optimale Breite und Höhe

Nach einer bedingten Formatierung per Vorlage, beispielsweise Überschrift, passt sich die Zellengröße nicht automatisch an. Für dieses Problem gibt es zwei Lösungen: Entweder Sie nutzen nur Formatvorlagen, die keinen Einfluss auf die Höhe oder Breite eine Zelle haben, oder Sie markieren jedes Mal das gesamte Arbeitsblatt und wählen erst Format / Zeile / Optimale Höhe und dann Format / Spalte / Optimale Breite.

Wenn Sie diese Befehlsfolge als Makro speichern, können Sie sie schneller ausführen. Um das Makro aufzuzeichnen, wählen Sie Extras / Makros / Makro aufzeichnen. Nun erscheint die kleine Dialogbox mit der Schaltfläche Aufzeichnung beenden.

Wählen Sie Bearbeiten / Alles auswählen und dann Format / Zeile / Optimale Höhe. Die Vorgaben im folgenden Dialog übernehmen Sie mit OK. Anschließend wählen Sie Format / Spalte / Optimale Breite und klicken im nächsten Dialog ebenfalls auf OK.

Damit ist die Befehlsfolge beendet, und Sie klicken in der Dialogbox Makro aufzeichnen auf die Schaltfläche Aufzeichnung beenden. Daraufhin öffnet sich der Dialog OpenOffice.org Basic Makros. Hier tragen sie ins Feld Makroname einen Namen für die Befehlsfolge ein, zum Beispiel Breite_und_Hoehe anpassen und klicken auf Speichern. Achten Sie darauf, in der Bezeichnung weder Umlaute noch Leerzeichen zu benutzen (Abbildung 9).

Abb. 9: In Makronamen dürfen Sie weder Umlaute noch Leerzeichen benutzen.

Tipp: Makro starten

Ein Makro starten Sie, indem Sie Extras / Makros / Makro ausführen wählen. Daraufhin erscheint der Dialog Makro-Selektor. Öffnen Sie links in der Liste Bibliothek das Modul mit dem Makro, das Sie ausführen wollen. Nun markieren Sie rechts unter Name des Makros das Makro und wählen Ausführen. Daraufhin schließt sich die Dialogbox, und das Makro startet.

Tipp: Makro als Schaltfläche in Symbolleiste

Möchten Sie ein Makro zum schnellen Start per Mausklick in der Symbolleiste zur Verfügung haben, wählen Sie Extras / Anpassen und wechseln zum Register Symbolleisten. Dann suchen Sie oben in der Liste die Symbolleiste heraus, in der Sie das Makro platzieren möchten und klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Hinzufügen. Im folgenden Dialog Befehle hinzufügen rollen Sie die Liste unter Bereich bis zum letzten Eintrag OpenOffice.org Makros.

Klicken Sie sich bis zu dem Modul durch, in dem das betreffende Makro steht; es taucht nun rechts in der Liste Befehle auf. Markieren Sie es dort und wählen Sie Hinzufügen. Nach einem Klick auf Schließen landen Sie wieder im Dialog Anpassen, in dem das Makro nun im Bereich Symbolleisteninhalt in der Liste Befehle steht. Mit Hilfe der Pfeiltasten-Schaltflächen positionieren Sie es auf der Symbolleiste (Abbildung 10).

Da Makros zunächst keine Symbole zugewiesen sind, erscheint auf der Symbolleiste nur der Name. Möchten Sie das ändern, wählen Sie Ändern / Symbol austauschen und suchen im folgenden Dialog ein Symbol für das Makro aus. Mit OK kehren Sie zurück. (csc)

Abb. 10: Möchten Sie ein Makro in eine Symbolleiste aufnehmen, bleibt nur der Umweg über den Dialog "Extras / Anpassen / Bearbeiten".

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