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Erschienen in EasyLinux 01/2007   »   Ausgabe bestellen

OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler


Diesen Monat verraten wir einige Kniffe zu Formatierungen und Zellnotizen und zeigen, wie Sie Zellen in Calc und Writer teilen und Tabellen filtern.

Tipp: Direkte Formatierungen rückgängig machen

Es gibt zwei Arten der Formatierung in Dokumenten: direkte und indirekte. Bei direkten, die man auch als "harte" Formatierungen bezeichnet, weisen Sie Text und anderen Objekten Eigenschaften ohne die Hilfe von Formatvorlagen zu. Von indirekten oder "weichen" Formatierungen hingegen spricht man, wenn Formatvorlagen zum Einsatz kommen.

Beide Formatierungsmöglichkeiten haben ihre Vorzüge: Ändern Sie eine Formatvorlage, passt OpenOffice automatisch alle Objekte an, denen Sie diese Vorlage zugewiesen haben. Direkte Formatierung können Sie dagegen mit nur einem Befehl komplett aus einem Writer-Dokument entfernen: Markieren Sie dazu mit [Strg-A] alles und wählen Sie danach Format / Standardformatierung aus dem Menü.

Wählen Sie diese Option in der Tabellenkalkulation Calc, entfernt OpenOffice jedoch nur die direkten Formatierungen der gerade aktiven Tabelle. Um die harten Formatierungen im gesamten Dokument zu löschen, müssen Sie zuerst alle Tabellenblätter markieren: Das erreichen Sie entweder über einen Rechtsklick auf ein Tabellenregister und Auswahl von Alle Tabellen auswählen aus dem Kontextmenü oder indem Sie mit gedrückter Umschalttaste auf das erste und dann auf das letzte Tabellenregister klicken.

Auch im Präsentationsmodul Impress können Sie auf einen Schlag alle harten Formatierungen aus einer Präsentation entfernen: Um das gesamte Dokument zu markieren, wählen Sie zunächst Ansicht / Gliederung und drücken dort [Strg-A], um den kompletten Text auszuwählen. Danach entfernen Sie mit Format / Standardformatierung die harten Formatierungen.

Tipp: Werte in mehrere Tabellen eingeben

In Calc können Sie Zahlen und Werte so eingeben, dass sie gleichzeitig in mehreren Tabellenblättern erscheinen. Dazu wählen Sie vor der Eingabe die Register aller Tabellen aus, in die Sie Werte einfügen wollen. Klicken Sie mit gedrückter [Strg]-Taste auf alle noch grauen Register. Die so markierten Blätter stellt Calc in Weiß dar (Abbildung 1). Wenn Sie nun im aktiven Tabellenblatt etwas eingeben, kopiert OpenOffice diese Inhalte in die gleichen Zellen der markierten Tabellenblätter.

Abb. 1: Dass mehrere Tabellenblätter markiert sind, erkennen Sie daran, dass Calc die Register weiß einfärbt.

Tipp: Auswahl mehrerer Tabellen rückgängig machen

Wenn Sie mehrere Tabellenblätter markiert haben, trägt Calc Ihre Eingabe in jedes davon ein. Möchten Sie das nicht mehr, müsssen Sie die anderen Tabellenblätter aus der Auswahl entfernen: Dazu drücken Sie [Strg] und klicken auf die Register aller Tabellen, deren Markierung Sie aufheben wollen. So entfernen Sie alle Tabellenblätter außer dem gerade aktiven aus der Auswahl.

Tipp: Mehr Platz für die Tabellenregister

Arbeiten Sie mit mehreren Tabellenblättern und möchten Sie alle Register unten im Programmfenster sehen, geht das so: Verschieben Sie den linken Trenner der Bildlaufleiste mit gedrückter Maustaste so weit nach rechts, bis links die Navigationsschaltflächen nicht mehr schwarz, sondern grau dargestellt werden (Abbildung 2). Dann haben Sie genügend Platz, um alle Tabellenregister anzuzeigen.

Abb. 2: Die grauen Navigationsschaltflächen links bedeuten, dass die Register aller Tabellenblätter sichtbar sind.

Tipp: Zellen über mehrere Tabellen hinweg addieren

Um über mehrere Tabellenblätter die Werte einer Zelle zu addieren, gehen Sie so vor: Klicken Sie in der Ergebniszelle auf die Schaltfläche Summe. Danach klicken Sie auf die Zelle des aktuellen Tabellenblatts, deren Inhalt mit in die Berechnung eingehen soll. Klicken Sie ein weiteres Mal mit gedrückter Umschalttaste auf diese Zelle und wechseln Sie danach über die Tabellenregister zum letzten Tabellenblatt, das mit in die Berechnung einfließen soll. Auch hier klicken Sie mit gedrückter Umschalttaste auf die entsprechende Zelle. Jetzt erscheinen die Zellkoordinaten in der Eingabezeile. Drücken Sie [Eingabe], damit Calc die Summe berechnet und automatisch wieder auf das Tabellenblatt mit der Ergebniszelle wechselt.

Tipp: Zellen in Calc teilen

In Calc können Sie nebeneinander liegende Zellen zu einer zusammenfassen: Dazu markieren Sie diese und wählen Format / Zellen verbinden. Calc bietet Ihnen daraufhin an, Inhalte -- also Ergebnisse -- aus der zweiten und weiteren Zellen in die erste Zelle zu übernehmen.

Möchten Sie zusammengefasste Zellen später wieder teilen, klicken Sie in die Zelle und wählen erneut Format / Zellen verbinden.

Tipp: Zellteilung in Writer

Während Sie in Calc nur Zellen teilen können, die Sie zuvor verbunden haben, kann Writer jede Zelle in einer Tabelle teilen. Klicken Sie einfach in die Zelle, die Sie teilen wollen, und wählen Sie Tabelle / Zelle teilen aus dem Menü. Im folgenden Dialog geben Sie nun im Bereich Teilen an, in wie viele Zellen Writer die gerade markierte teilen soll (Abbildung 3). Vertikal sind 134 Teilungen möglich, horizontal liegt das Maximum bei 20 Teilungen. Wenn Sie jedoch als Richtung zunächst Vertikal vorgeben und nach Eingabe einer Zahl zurück zu Horizontal wechseln, können Sie aus einer Zelle bis zu 99 machen.

Das Verbinden mehrerer Zellen ist in Writer ebenfalls wesentlich flexibler: Markieren Sie einfach die Zellen, die Sie zu einer zusammenfügen wollen und wählen Sie Tabelle / Zellen verbinden. Werte, die bereits in den Zellen stehen, übernimmt Writer in die neue Zelle.

Abb. 3: In diesem Dialog legen Sie fest, wie oft Sie eine Zelle in einer Writer-Tabelle teilen wollen.

Tipp: Zahlen in Calc als Text formatieren

Nicht mit jeder Zahl, die Sie in einer Tabellenkalkulation eingeben, wollen Sie auch rechnen. Manche Zahlen, etwa in Spaltentiteln und anderen Überschriften dienen nur zur besseren Übersicht. Bei anderen, wie Telefonnummern und Postleitzahlen, soll Calc führende Nullen anzeigen.

In diesen Fällen ist es ärgerlich, dass Calc Zahlen im Gegensatz zu Text immer rechtsbündig in eine Zelle stellt und führende Nullen entfernt. Möchten Sie, dass Calc eine Zahl als Text interpretiert, stellen Sie ihr bei der Eingabe ein Hochkomma voran, bespielsweise '123 (Abbildung 4). Das Hochkomma ist in der Zelle nicht sichtbar und für die Tabellenkalkulation der Hinweis, dass sie die folgende Eingabe als Text interpretieren soll.

Abb. 4: Zahlen mit einem führenden Hochkomma interpretiert Calc als Text und richtet sie daher linksbündig aus.

Tipp: Zellnotizen in Calc betrachten

Zellen eines Tabellenblatts können Sie über Einfügen / Notiz um eine eine Notiz ergänzen. Dass eine Zelle eine solche enthält, erkennen Sie an einem kleinen roten Quadrat rechts oben in der Zelle. Sobald Sie den Mauszeiger über die Zelle bewegen, blendet Calc die Notiz ein. Erscheint die Notiz nicht, schalten Sie über Extras / Optionen / OpenOffice.org / Allgemein unter Hilfe die Tipps ein.

Tipp: Zellnotizen in Calc bearbeiten

Nachdem Sie mit Einfügen / Notiz eine Notiz geschrieben haben, möchten Sie diese vielleicht nachträglich ändern. Im Menü finden Sie aber keinen Befehl dazu. Stattdessen führt der Weg über das Kontextmenü der Zelle, zu der Sie die Notiz geschrieben haben. Wählen Sie dort Notiz anzeigen, die Sie nun nach einem Mausklick bearbeiten können. So eingeblendete Merkzettel bleiben sichtbar, bis Sie diese durch erneute Auswahl von Notiz anzeigen wieder ausblenden.

Tipp: Zellnotizen in Calc löschen

Auch zum Löschen von Notizen bietet Calc keinen Menübefehl. Um nicht mehr benötigte Merkzettel loszuwerden, reicht es aus, ihren Inhalt zu löschen. Sie entfernen eine Notiz, indem Sie diese über Notiz anzeigen einblenden, den Inhalt mit [Strg-A] markieren und ihn danach löschen. Sobald Sie dann in das Tabellenblatt klicken, ist die Notiz verschwunden.

Tipp: "Notiz anzeigen" ins Menü aufnehmen

In der Standardeinstellung blenden Sie Notizen über das Kontextmenü einer Zelle ein. Um den Eintrag Notiz anzeigen beispielsweise in das Menü Ansicht aufzunehmen, gehen Sie so vor: Wählen Sie in Calc Extras / Anpassen und wechseln Sie zum Register Menüs. Unter OpenOffice.org Calc Menüs markieren Sie das Ansicht-Menü und klicken auf Hinzufügen. Im folgenden Dialog wählen Sie Ansicht und anschließend in der Liste Befehle den Eintrag Notiz anzeigen (Abbildung 5). Mit einem Klick auf Hinzufügen übernehmen Sie den Befehl ins Menü.

Mit Schließen kehren Sie zurück zum Register Menüs im Einrichtungsdialog. Der neu hinzugefügte Befehl steht als Eintrag im Menüinhalt. Mit Hilfe der Pfeil-Schaltflächen rechts neben der Liste schieben Sie ihn an die gewünschte Stelle.

Abb. 5: In diesem Dialog integrieren Sie den Befehl "Notiz anzeigen" ins Menü.

Position und Aussehen von Notizen ändern

In der Voreinstellung sind Zellnotizen Blassgelb mit einem schwarzen, schattierten Rand. Die Größe passt Calc automatisch an die Textmenge an. Verdeckt eine geöffnete Notiz wichtige Bereiche des Dokuments, verkleinern Sie den Merkzettels einfach über die Anfasserpunkte (Abbildung 6). Möchten Sie weiterhin den Inhalt der Notiz vollständig im Blick haben, ändern Sie nicht die Größe, sondern verschieben die Notiz per Drag & Drop.

Das Aussehen einer Notiz ändern Sie über ihr Kontextmenü oder Format / Grafik. Das Untermenü bietet mehrere Optionen, mit denen Sie das Erscheinungsbild der Notiz anpassen.

Abb. 6: Mit Hilfe der türkisfarbenen Anfasserpunkte passen Sie die Größe einer Notiz an.

Tipp: Rote Hinweisquadrate sind unsichtbar

Wenn Sie eine Tabelle mit Notizen öffnen und es sind in den Zellen mit Notizen keine Quadrate zu sehen, haben Sie diese eventuell in den Programmoptionen ausgeschaltet. Um sie zu aktivieren, wählen Sie Extras /Optionen / OpenOffice.org Calc / Ansicht und setzen rechts oben im Bereich Anzeigen ein Häkchen vor den Eintrag Notizanzeiger. Mit OK gelangen Sie zurück zur Tabelle, in der nun die roten Hinweise zu sehen sind.

Tipp: Zellhinweise nur bei markierten Zellen

Zellnotizen erscheinen immer dann, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, nicht aber, wenn Sie die Zelle markiert haben, um dort etwas einzugeben. Dabei wären gerade dann Hinweise wie "Tragen Sie hier den Einzelpreis ein, die Gesamtsumme wird automatisch berechnet" oder "Nutzen Sie als Dezimaltrenner das Komma, nicht den Punkt" für den Benutzer sinnvoll.

Das erreichen Sie mit einem Trick: Markieren Sie die Zelle und wählen Sie Daten / Gültigkeit. Wechseln Sie zum Register Eingabehilfe und achten Sie darauf, dass die Option Eingabehilfe bei Selektion einer Zelle anbieten eingeschaltet ist. Danach tragen Sie in die Felder Titel und Eingabehilfe den Hinweistext ein und verlassen den Dialog mit OK. Wenn Sie nun die Zelle markieren, zeigt Calc die so hinterlegte Anweisung an (Abbildung 7). Im Gegensatz zur Notiz erscheint jedoch kein rotes Quadrat in der Zelle.

Abb. 7: Eingabehilfen zeigt Calc im Gegensatz zu Notizen nur an, wenn die entsprechende Zelle markiert ist.

Tipp: Tabellennamen schnell ändern

Möchten Sie ein Tabellenblatt umtaufen, klicken Sie normalerweise mit der rechten Maustaste auf das Register des Blattes und wählen im Kontextmenü den Eintrag Tabelle umbenennen. Noch schneller geht das, indem Sie die Umschalt- und Alttaste gedrückt halten und auf das Register mit dem Tabellennamen klicken. Dann markiert die Tabellenkalkulation den Namen und Sie können ihn überscheiben.

Tipp: Mit gerundeten Werten rechnen

In der Voreinstellung rundet Calc Zahlen auf zwei Stellen hinter dem Komma. Aber das betrifft nur die Ansicht: Intern rechnet das Programm mit den genauen Werten. Es gibt jedoch Situationen, in denen man mit gerundeten Zahlen weiterrechnen möchte. Das stellen Sie unter Extras / Optionen ein: Wechseln Sie ins Menü OpenOffice.org Calc / Berechnen. Dort aktivieren Sie Genauigkeit wie angezeigt und schließen den Dialog mit OK.

Diese Einstellung hat einen Nachteil: Sie gilt ab dem Zeitpunkt für alle Berechnungen. Möchten Sie später wieder genau rechnen, schalten Sie die Option wieder aus (Abbildung 8).

Abb. 8: Genaues Rechnen ist nur möglich, wenn Sie die Option "Genauigkeit wie angezeigt" ausschalten.

Tipp: Zellen und Spalten in andere Tabelle kopieren

Wenn Sie in einer Tabelle betimmte Bereiche markieren, können Sie diese mit den üblichen Shortcuts [Strg-C] oder [Strg-X] kopieren oder ausschneiden und an anderer Stelle mit [Strg-V] einfügen.

Benötigen Sie nur bestimmte Ausschnitte und wollen nicht den gesamten Bereich kopieren, müssen Sie entweder die Spalten einzeln kopieren oder die nicht gewünschten Bereiche vor dem Kopieren ausblenden. Allerdings hat die Sache einen Haken: Zeilen und Spalten, die Sie über den Ausblenden-Befehl unter Format / Spalte beziehungsweise Format / Zeile ausgeblendet haben, kopiert Calc trotzdem mit.

Um nur die sichtbaren Zeilen und Spalten zu kopieren, müssen Sie die Tabellenansicht mit Hilfe von Filtern festlegen. Wählen Sie unter Daten / Filter entweder AutoFilter, Standardfilter oder Spezialfilter und legen Sie die Kriterien fest. Wenn Sie danach Zeilen und Spalten kopieren, erfasst diese Aktion nur sichtbare Bereiche.

Tipp: Werte in Calc filtern

Tabellen in Calc können Sie auf drei Arten filtern: mit automatischen, Standard- oder Spezialfiltern. Die AutoFilter dienen dazu, Datensätze zu zeigen, die in einem Datenfeld übereinstimmen. Mit einem Standardfilter können Sie bis zu drei Kriterien mit UND- oder ODER-Operatoren verknüpfen. In einem Spezialfilter sind bis zu acht Filterkriterien zulässig, die Sie direkt in die Tabelle eintragen.

Für einen automatischen Filter wählen Sie Daten / Filter / AutoFilter. Dann fügt Calc in die aktive Spalte ein Kombinationsfeld ein, in dem Sie die anzuzeigenden Datensätze wählen. Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Zusätzlich können Sie in dem Kombinationsfeld noch nach den Werten der jeweiligen Spalte filtern. Anschließend zeigt Calc nur noch die Zeilen an, die den Filterbedingungen entsprechen. Wenn Sie mehrere Autofilter definiert haben, erkennen Sie an dem blauen Pfeil im Kombinationsfeld, welche Spalten zum Filtern benutzt wurden (Abbildung 9).

Nach dem Befehl Daten / Filter / AutoFilter ausblenden verschwindet das Kombinationsfeld. Dann erkennen Sie nur noch an der Unterbrechung der Zeilennummern, dass ein Filter aktiv ist.

Abb. 9: An dem blauen Pfeil im Kombinationsfeld erkennen Sie, welche Spalten zum Filtern benutzt wurden; links bei den Zeilennummern sehen Sie, welche Reihen Calc aufgrund des Filters nicht mehr anzeigt.

Tipp: Spezialfilter in Calc benutzen

Spezialfilter ermöglichen es Ihnen, bis zu acht Filterkriterien einzustellen. Diese tragen Sie direkt in das Tabellenblatt ein. Angenommen, Sie haben eine Tabelle mit Umsatzzahlen verschiedener Filialen in mehreren Städten. Am einfachsten definieren Sie dann einen Spezialfilter, wenn Sie die Überschrift der Tabelle -- also die Spaltenköpfe -- in einen anderen Bereich, am besten auf ein anderes Tabellenblatt kopieren.

Danach tragen Sie in die Zeilen unterhalb der kopierten Spaltenköpfe die gewünschten Filterkriterien ein, beispielsweise "=München" für eine Stadt oder >100000 für den Umsatz der Filiale. Schreiben Sie diese Bedingungen in eine Zeile, verknüpft sie Calc mit dem logischen UND-Operator. Das bedeutet, dass beide Bedingungen erfüllt sein müssen. Tragen Sie die Kriterien hingegen untereinander ein, reicht es aus, wenn eines davon erfüllt ist (ODER-Operator).

Nun geht es daran, den Filter anzuwenden: Dazu markieren Sie zuerst den zu filternden Bereich und wählen Daten / Filter / Spezialfilter. Dann markieren Sie mit der Maus den Bereich, in dem sich die Bedingungen befinden (Abbildung 10). Sollte der Bereich verdeckt sein, klicken Sie auf die Schaltfläche Verkleinern, um die Größe des Dialogfensters auf das Eingabefeld zu reduzieren, und anschließend abermals auf die Schaltfläche Verkleinern. Haben sie den Kriterienbereich definiert, wenden Sie mit OK den Spezialfilter an. In der ursprünglichen Tabelle sind nur noch die Zeilen sichtbar, deren Inhalt die Filterkriterien erfüllt.

Abb. 10: Spezialfilter definieren Sie direkt in der Tabelle. Dann markieren Sie die zu filternden Daten (oben links) und im Filterdialog die Kriterien (unten rechts).

Tipp: Summen aus gefilterten Daten berechnen

Wenn Sie per Filter Datensätze ausblenden, bezieht Calc auch die nicht sichtbaren Werte in Summenberechnungen mit ein. Um nur mit Daten zu rechnen, die tatsächlich angezeigt werden, gibt es die Funktion TEILERGEBNIS: Diese geben Sie als =TEILERGEBNIS(9;Bereich) ein, wobei 9 für die Summenfunktion steht und alle sichtbaren Zellen innerhalb von Bereich addiert.

Möchten Sie den Inhalt der sichtbaren Zellen multiplizieren, schreiben Sie statt der 9 die 6. Diese Zahl steht für die Funktion PRODUKT. (amu)

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